Volgende week maandag hebben we hier bij het Innovatiesteunpunt een opruimochtend. Tijd om eens te kijken of al het materiaal (in ons geval vooral papier) nog relevant en nuttig is.
Bij de aankondiging gingen mijn gedachten meteen naar 5S. In september zagen we tijdens een Achter de schermen hoe Greenyard aan de slag ging met deze techniek.
Misschien is het iets dat ik volgende week ook eens aan mijn collega’s moet uitleggen ;-).
Collega Lieve paste de 5S-techniek alvast toe op haar handtas. Ik gebruik haar voorbeeld graag om te duiden wat 5S inhoudt.
De startsituatie is als volgt. De handtas zit vaak vol met allerhande zaken. Het is moeilijk te zien wat er allemaal inzit en waarschijnlijk zijn er veel zaken die er misschien niet meer in thuis horen.
De eerste stap van 5S is Scheiden en sorteren
We gaan de noodzakelijke en nodige voorwerpen scheiden van wat niet nodig is in de ruimte waarin we aan de slag zijn.
Lieve haalt alles uit haar handtas en legt de gelijkaardige zaken bij elkaar. Ze stelt ook vast dat er veel zaken in haar handtas zitten die ze niet meer nodig heeft. Ze beslist die weg te gooien.
De tweede stap is Schikken
Door het materiaal te schikken, zorgen we ervoor dat alles een vaste plaats krijgt. Dit moet ons helpen om heel snel te zien wat er allemaal is en wat we eventueel nodig hebben.
Collega Lieve vond veel kleurmateriaal voor haar kinderen in haar handtas. Om dit te schikken besloot Lieve om alle kleurpotloden in één zakje te doen. Op die manier hebben de kleurpotloden een vaste plaats.
Als derde stap gaan we schoonmaken
Door al ons materiaal schoon te maken, kunnen we kijken of het materiaal nog in goede staat is en klaar om te gebruiken. We kunnen ook gaan bepalen wat ons schoonmaakschema moet zijn.
Lieve moet zich dus de vraag stellen om de hoeveel tijd ze haar handtas opnieuw zal opruimen en uitkuisen.
Vervolgens gaan we onze structuur en orde standaardiseren
We gaan dus op zoek naar een manier om ervoor te zorgen dat we de orde behouden.
Alles wat overbleef mocht in de handtas blijven. Lieve bepaalde wat voor haar de standaard is van een propere handtas.
Als laatste stap is er nog Systematiseren of het in stand houden
Wat moeten we doen zodat er ook binnen een jaar nog orde en netheid is in de ruimte die we onder de loep hebben genomen? Hoe zorgen we ervoor dat iedereen die aan de slag gaat in de ruimte (of die de handtas van Lieve gebruikt) weet wat de standaard is en er ook voor zorgt dat de standaard behouden blijft?
Welke ruimte zou jij wel eens onder handen willen nemen met 5S?